Een bestelling overnemen in de boekhouding. Een aanvraag doorzetten naar de planning. Een nieuwe klant invoeren in drie systemen. Het zijn kleine klussen, maar ze tellen op. Veel ondernemers in het mkb hebben geen idee hoeveel tijd hun team elke week kwijt is aan overtypen. In dit artikel reken je het in een kwartier zelf uit.
Wat bedoelen we met overtypen?
Overtypen is elk moment waarop iemand gegevens die al ergens digitaal staan, met de hand opnieuw invoert in een ander systeem. Denk aan een webshopbestelling die in de boekhouding wordt gezet, een formulier van de website dat in de agenda wordt overgenomen, of uren die van een lijst naar een factuur gaan. Het werk is niet moeilijk, maar het kost tijd en het levert fouten op.
Zo reken je het uit in vier stappen
- Maak een lijst van de momenten. Loop een gewone werkweek na. Waar wordt iets overgenomen van het ene systeem naar het andere? Vraag het ook aan je team, want zij doen het meestal.
- Schat per moment de tijd. Hoeveel minuten kost het één keer? Wees eerlijk en tel het zoeken en controleren mee.
- Tel hoe vaak het gebeurt. Per dag of per week. Een kleine handeling die twintig keer per dag gebeurt, is groter dan een klus van een uur per maand.
- Vermenigvuldig en tel op. Minuten keer aantal keer per week, voor alle momenten samen. Deel door zestig voor het aantal uren.
Een rekenvoorbeeld
Een fictieve winkel met webshop verwerkt per week 60 online bestellingen. Elke bestelling wordt met de hand in de boekhouding gezet: 3 minuten per stuk. Daarnaast komen er per week 15 nieuwe producten bij, die eerst in de kassa en daarna in de webshop worden ingevoerd: 6 minuten extra per product.
- Bestellingen: 60 × 3 minuten = 180 minuten
- Nieuwe producten: 15 × 6 minuten = 90 minuten
- Samen: 270 minuten, ofwel 4,5 uur per week
Over een jaar is dat ruim 200 uur. En dan zijn de fouten nog niet meegeteld: een verkeerde prijs, een vergeten bestelling of een product dat online nog op voorraad staat.
Wat kost overtypen nog meer?
- Fouten. Elke keer dat iemand iets overneemt, kan er een cijfer of letter verkeerd gaan. Het herstellen kost vaak meer tijd dan het invoeren.
- Vertraging. Gegevens staan pas goed als iemand tijd heeft om ze over te nemen. Tot die tijd werk je met een verouderd beeld.
- Afhankelijkheid. Vaak weet maar één persoon precies hoe het moet. Is die ziek of op vakantie, dan blijft het liggen.
- Plezier in het werk. Niemand wordt blij van overtypen. Die tijd besteed je liever aan klanten.
Waar begin je met verbeteren?
Begin bij het moment dat de meeste tijd kost én het vaakst gebeurt. Dat is bijna altijd de plek waar een koppeling het snelst zichzelf terugverdient. Kijk daarna of de systemen die je al hebt met elkaar kunnen praten. Vaak is dat zo, zonder dat je nieuwe software hoeft te kopen. Lees meer over hoe systeemintegraties werken, of bekijk hoe vergaderlocatie Santée in Vught aanvraag, planning, servering en factuur aan elkaar koppelde.
Veelgestelde vragen
Vanaf hoeveel uur per week loont een koppeling?
Dat hangt af van de kosten van de koppeling en de waarde van je tijd. Als vuistregel: gaat het om meerdere uren per week, dan is het zeker de moeite waard om uit te zoeken.
Kan AI helpen bij overtypen?
Soms. Bij documenten zonder vaste vorm, zoals mails of pdf’s, kan AI gegevens herkennen en klaarzetten. Bij systemen met een API is een gewone koppeling meestal betrouwbaarder. Lees meer over AI-toepassingen.
Zie in vijf minuten waar het lekt
Geen zin om alles zelf uit te rekenen? Doe de gratis Ketenscan. Na acht vragen zie je welke schakels in je organisatie de meeste aandacht verdienen, en waar je het beste kunt beginnen.