Verkoop je in een winkel én online? Dan ken je het probleem waarschijnlijk: een product gaat in de winkel over de toonbank, maar staat in de webshop nog op voorraad. Of je zet een nieuwe collectie in de kassa, en daarna nog een keer in de webshop. Een koppeling tussen kassa en webshop lost dat op. In dit artikel lees je hoe dat werkt, wat het oplevert en waar je op let.
Wat is een koppeling tussen kassa en webshop?
Een koppeling tussen kassa en webshop is een verbinding waardoor beide systemen automatisch dezelfde gegevens gebruiken. Denk aan producten, prijzen, maten en voorraad. Verkoop je iets in de winkel, dan gaat de voorraad in de webshop vanzelf omlaag. Zet je een nieuw product in de kassa, dan verschijnt het ook online. Je voert alles één keer in en het klopt overal.
Waarom zou je je kassa koppelen?
- Geen dubbel werk. Je houdt producten en voorraad niet meer in twee systemen bij.
- Minder fouten. Overtypen leidt tot verkeerde prijzen, maten of aantallen. Een koppeling niet.
- Geen teleurgestelde klanten. Je verkoopt online nooit meer iets dat in de winkel al weg is.
- Sneller online. Nieuwe items staan direct in de webshop, zonder extra handelingen.
- Beter overzicht. Je ziet in één systeem wat er verkocht wordt, in de winkel en online.
Hoe werkt het in de praktijk?
Bij een goede koppeling is één systeem de bron. Meestal is dat de kassa, omdat daar de voorraad en de inkoop al worden bijgehouden. De webshop haalt zijn gegevens uit de kassa en meldt online verkopen terug. Zo ontstaan er nooit twee verschillende voorraden.
Een voorbeeld uit de praktijk: bij een modeboetiek in Den Bosch hebben we kassasysteem EasyPOS gekoppeld aan een WooCommerce-webshop in WordPress. Een nieuw artikel wordt één keer ingevoerd in EasyPOS en staat daarna met prijs, maten en voorraad ook online. Verkoopt de winkel een paar schoenen, dan past de webshop zich vanzelf aan.
Kan elke kassa gekoppeld worden?
Niet elke kassa, maar wel de meeste moderne kassasystemen. Het belangrijkste is of je kassa een API heeft. Een API is een soort digitale ingang waarlangs andere systemen gegevens kunnen ophalen en terugsturen. Sommige kassaleveranciers bieden zelf een kant-en-klare koppeling met bekende webshopplatforms. Is die er niet, dan kan een maatwerkkoppeling vaak via de API of via een export.
Twijfel je? Vraag je kassaleverancier deze drie dingen:
- Heeft het systeem een API, en is die beschikbaar in mijn abonnement?
- Welke gegevens kunnen via de API worden opgehaald en bijgewerkt: producten, voorraad, prijzen, klanten?
- Zijn er al bestaande koppelingen met WooCommerce of andere webshops?
Zo pak je een koppeling aan in vijf stappen
- Breng in kaart wat er nu gebeurt. Waar voer je producten in, waar houd je voorraad bij en wat typ je over?
- Kies welk systeem leidend is. Meestal de kassa. Spreek af dat wijzigingen daar beginnen.
- Bepaal welke gegevens meegaan. Producten, varianten zoals maten en kleuren, prijzen, voorraad en eventueel klanten.
- Test met echte producten. Ook de uitzonderingen: een retour, een uitverkocht item, een product zonder foto.
- Houd de koppeling in de gaten. Zorg dat je merkt als een synchronisatie mislukt, bijvoorbeeld na een update van de kassa.
Waar gaat het vaak mis?
De meeste problemen ontstaan niet door de techniek, maar door afspraken die ontbreken. Bijvoorbeeld als iemand toch een prijs in de webshop aanpast, terwijl de kassa leidend is. Bij de volgende synchronisatie wordt die prijs weer overschreven. Ook varianten vragen aandacht: een schoen in zeven maten is in de kassa soms één product en in de webshop zeven. Dat moet vooraf goed op elkaar worden afgestemd.
Veelgestelde vragen
Hoe snel wordt de voorraad bijgewerkt?
Dat hangt af van de koppeling. Sommige koppelingen werken direct na elke verkoop, andere synchroniseren elke paar minuten. Voor de meeste winkels is dat ruim snel genoeg.
Moet ik een nieuwe webshop laten bouwen?
Niet altijd. Draait je webshop al op een platform met een API, zoals WooCommerce, dan kan de bestaande webshop vaak gekoppeld worden.
Kan de boekhouding ook mee?
Ja. Veel boekhoudpakketten hebben ook een API. Dan komen online en winkelverkopen automatisch in je administratie, zodat je geen bonnetjes meer overtypt.
Wil je weten waar jouw keten lekt?
Doe de gratis Ketenscan. In vijf minuten zie je welke schakels in je website, verkoop en administratie de meeste tijd kosten. Of lees meer over webshops en systeemintegraties van NORDT.